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FUNCIONAMIENTO

Una guía paso a paso

Funcionamiento

Con las grabadoras Olympus es muy facil realizar un dictado digital. Si lo comparamos con una grabación analógica, tiene mútliples ventajas y ningún inconveniente. Por ejemplo, con la grabadora DS-5000 de Olympus puedes dictar un documento y situar la grabadora en la base de conexión. Así de sencillo.

Moviendo los hilos

¿Está interesado en conocer todo el proceso?

Fíjese:

1. Cada aparato para el dictado está personalizado con el Nombre del Autor, ID o similar. Así, el sistema conocerá automáticamente la persona que ha creado el dictado y el momento en que ha sido creado (por el reloj interno del dispositivo).

2. El software para la gestión del dictado de Olympus se bassa en una estructura organizativa: todos los autores, secretario/as y transcriptores disponen de una cuenta. El flujo de trabajo entre estas personas está bien definido. Como el software dispone de muchas opciones, se adapta perfectamente a cada flujo de trabajo, no es usted el que se tiene que adaptar al software.

3. Al finalizar un dictado y colocar el dispositivo para el dictado en la base de conexión, los dictados se descargan automáticamente. Basándose en un flujo de trabajo predefinido, los ditados se envían de forma automática a un transciptor o secretario/a y se borran del aparato.

4. El transcriptor o secretario/a transcribe el documento, por ejemplo, en un documento de Word mientras eschucha el archivo de audio del dictado. Con el software se reproduce el archivo de audio digital. El transcriptor escucha los dictados con auriculares para PC y controla la reproducción por medio de un pedal. Se pueden hacer ajustes individuales (tono, velocidad de reproducción, rebobinado automático). La información adicional (p.ej. autor, tipo de trabajo, fecha, tamaño, etc.) del dictado permiten al transcriptor organizar debidamente el trabajo. Los dictados presentan diferentes estados (p.ej. pendiente, finalizado). Los dictados finalizados son automáticamente enlazados a los correspondientes documentos y serán borrados de la lista de tareas. Los trascritptores/secretarias podrán hacer transcrpciones de forma más cómoda y controlando mejor su trabajo. Esto es una ventaja también para quien dicta, pues tiene una mayor garantía de éxito.

5. El documento finalizado se eviará automáticamente a la persona indicada (p.ej. el autor). Hay muchas posibilidades para intercambiar dictados y documentos entre las personas que dictan y los transcriptores o secretarias: Network, FTP, email.

6. Los informáticos y el administrador también son parte del concepto. El software y sus usuarios pueden ser revisados y actualizados con facilidad.